Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit durch Betriebliches Eingliederungsmanagement
Ein umfangreiches und effizientes Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) gewinnt im Zuge des demografischen Wandels zunehmend an Relevanz. Gesunde Mitarbeiter sind leistungsfähiger, fallen seltener aus und sind belastbarer. Dies macht die Betriebliche Gesundheit zu einem wichtigen wirtschaftlichen und sozialen Faktor.
Bei der Betrieblichen Gesundheit handelt es sich um ein weitläufiges Themenfeld mit vielen Handlungsmöglichkeiten. Um den Krankenstand zu senken, ist es besonders wichtig, Maßnahmen zu etablieren, welche an der richtigen Stelle ansetzen. Laut dem Österreichischen Institut für Wirtschaftsforschung liegt die Anzahl der Langzeiterkrankten bei weniger als vier Prozent. Trotz der geringen Fallzahl machen die Langzeiterkrankten mit knapp 40 Prozent einen erheblichen Anteil des Krankenstandvolumens Österreichs aus.
Daher ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ein besonders wichtiges Handlungsfeld im Betrieblichen Gesundheitsmanagement. Ziel des BEM ist die Wiedereingliederung langzeiterkrankter Mitarbeiter in das Unternehmen. Dabei soll die bestehende Arbeitsunfähigkeit (AU) überwunden und einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden.
Für die erfolgreiche Umsetzung des BEM ist ein strukturierter Prozess und Expertise unabdingbar. Das BEM ist gesetzlich für jedes Unternehmen verpflichtend. Studien zeigen jedoch, dass weniger als zehn Prozent der Klein- und Kleinstunternehmen das BEM durchführen. Hingegen würden 70 Prozent der Großunternehmen ein BEM umsetzen. In der Literatur sind zahlreiche Handlungsleitfäden für ein Betriebliches Eingliederungsmanagement zu finden. Jedoch sind je nach Unternehmen die Bedürfnisse sehr unterschiedlich. Außerdem ist, neben der strukturellen Umsetzung des BEM, die Gesundheitsarbeit mit dem langzeiterkrankten Mitarbeiter entscheidend.
Lernen Sie in diesem kostenfreien Webinar die Erfolgsprinzipien des Betrieblichen Eingliederungsmanagements kennen. Zudem erfahren Sie mit welchen Maßnahmen Sie dafür sorgen können, Mitarbeiter effektiv wieder in das Unternehmen einzugliedern. So sorgen Sie dafür, dass Langzeiterkrankte schneller wieder am Arbeitsalltag teilnehmen können und senken so Ihre Krankheitskosten enorm.
Grundlagen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist ein Teil der gesamtheitlichen Gesundheitspolitik eines Unternehmens. Es ist dem Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) unterzuordnen. Das BGM teilt sich in die Bereiche Arbeitsschutz, Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) und Betriebliches Eingliederungsmanagement auf. Jeder dieser Teilbereiche dient der Verbesserung oder dem Erhalt der Gesundheit. Durch den Arbeitsschutz soll die Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit erhalten bleiben. Mittel, um dies zu erreichen sind beispielsweise physische und psychische Gefährdungsbeurteilungen. Die Betriebliche Gesundheitsförderung soll die Leistungs-, Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit fördern. Diese Teilbereiche beinhalten präventive Maßnahmen. Sie sollen also dem Entstehen der AU-Zeiten entgegenwirken. Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist der Sekundär- und Tertiärprävention zuzuordnen. Ziel des BEM ist die Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters zu überwinden und eine erneute Arbeitsunfähigkeit zu vermeiden. Zudem dient das BEM dem Erhalt des Arbeitsplatzes.
Säulen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, RPC Consulting GmbH
Der § 167 Abs. 2 SGB IX bestimmt, dass langzeiterkrankten Mitarbeitern ein BEM angeboten werden muss. Dabei ist die Betriebsgröße und Branche des Unternehmens irrelevant. Es sind somit Klein-, Mittel- und Großbetriebe gleichermaßen betroffen. Zur Umsetzung eines BEM wurde seitens des Gesetzgebers kein verbindliches Konzept vorgegeben. Daher existieren zahlreiche Varianten zur Umsetzung eines BEM. Je nach Betrieb bestehen unterschiedliche Anforderungen, welchen ein erfolgreiches Betriebliches Eingliederungsmanagement nachkommen muss. Die Akteure im BEM, vor allem in Kleinbetrieben, fühlen sich häufig überfordert, da kein Umsetzungsstandard existiert.
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement kann als individuelle Maßnahme oder systematisches System umgesetzt werden. Es existiert keine generalisierte Angabe, ab welcher Unternehmensgröße ein systematisches BEM-Verfahren lohnenswert ist. Die Praxis zeigt, dass fünf bis fünfzehn Prozent der Belegschaft innerhalb eines Jahres die BEM Kriterien erfüllen. Anhand Ihrer eigenen Krankenstände können Unternehmen errechnen, wie viele BEM-Fälle zu erwarten sind. Dementsprechend wird die Entscheidung getroffen, ob ein systematisches BEM-Verfahren sinnvoll ist. Meist lohnt sich die Systematisierung des BEM bereits bei einer geringen Anzahl langzeiterkrankter Mitarbeiter.
Ein systematisch aufgebautes BEM hat den Vorteil, dass die Gleichbehandlung der Mitarbeiter gesichert ist. Zudem stellt sich eine Regelmäßigkeit ein, durch die Verfahren schneller und effizienter ablaufen können. Eine Möglichkeit besteht darin, das BEM in einer Vertriebsvereinbarung zu verankern. In dieser werden alle Faktoren zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement für das Unternehmen geregelt. Es handelt sich um eine Vereinbarung zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern oder dem Betriebsrat.
Ziele und Nutzen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements
Das primäre Ziel im BEM ist die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, den Arbeitsplatz zu sichern und einem erneuten Vorfall vorzubeugen. Dazu werden Ursachen für die Arbeitsunfähigkeit ermittelt und anschließend Maßnahmen geplant, welche diesen Ursachen entgegenwirken. Es wird der Rehabilitationsbedarf zur Sicherung der Erwerbsfähigkeit erkannt und entsprechende Rehabilitationsmaßnahmen rechtzeitig eingeleitet.
Zusätzlich zur Einzelfallbetrachtung werden durch ein BEM wichtige Informationen für das gesamte Unternehmen ermittelt. Es werden die Indikatoren erkannt, welche Langzeiterkrankungen und bleibende Gesundheitsschäden verursachen.
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement zeichnet sich durch einen Doppelnutzen aus. Dieser resultiert aus dem Erhalt der Arbeitsfähigkeit. Der Arbeitnehmer hat einen gesundheitlichen Nutzen, während der Arbeitgeber aus der erworbenen Leistungsfähigkeit profitiert.
In einer Studie wurden zur Umsetzung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements die Kosten und Nutzen eines BEM gegenübergestellt. Auf die Kosten Seite stellte man z.B. die Arbeitszeit interner Beteiligter am BEM. Dem gegenüber stand als Nutzen die Reduzierung der AU-Tage, wobei ein AU-Tag einen Wert von ca. 300€ in Form von Arbeitsleistung hat. Weitere festgestellte Nutzen waren die langfristige Reduzierung der Lohnfortzahlungskosten und eine Leistungssteigerung durch adäquaten Einsatz um etwa 25% (je Tag ca. 75€). Eine weitere Gegenüberstellung wurde zu den Kosten für BEM-Maßnahmen, wie z.B. Arbeitsplatzanpassung und technische Hilfen, dargestellt. Als Nutzen wurde der Entfall von Abfindungs- und Anwaltskosten durch das BEM genannt. Bei den Abfindung wurde ein Näherungswert von 0,5 Bruttojahresgehältern, also ca. 15 - 20 T€ angegeben. Darüber hinaus entfallen durch das BEM Kosten für eine Neueinstellung und Einarbeitung, welche etwas 2-3 Monatsgehälter bei Produktionsmitarbeitern beträgt. Ein weiterer Kostenpunkt des BEM sind die Qualifizierungskosten der zuständigen Mitarbeiter, wie z.B. Freistellung und Anleitung. Dem gegenüber stehen jedoch die Verbesserung der Arbeitszufriedenheit und der Motivation, sowie die Verbesserung des Unternehmensimages, was sich positiv auf das Personalrecruiting auswirkt.
Anhand dieser Gegenüberstellung wird deutlich, dass der Nutzen eines effektiven Betrieblichen Eingliederungsmanagements die Kosten übersteigt. Wichtig ist dabei, dass ein BEM den genannten Nutzen nicht per se auslöst. Damit die entsprechenden Effekte eintreten, muss ein ganzheitliches BEM umgesetzt werden. Ein solches BEM-Verfahren wird im Folgenden beschrieben.
Recht und Datenschutz im Betrieblichen Eingliederungsmanagement
Am 01.05.2004 ist der § 84 Abs. 2 SGB IX in Kraft getreten. Nachdem sich am 01.01.2018 der Aufbau des SGB IX geändert hat, sind die Regelungen zum BEM in dem § 167 Abs. 2 SGB IX zu finden. Die Inhalte sind jedoch identisch.
Dieses Gesetz verpflichtet Arbeitgeber allen Arbeitnehmern ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anzubieten, welche innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren. Die Größe des Unternehmens ist dabei irrelevant. Es muss in Klein-, Mittel-, und Großbetrieben angeboten werden. Ein explizites Konzept zur Umsetzung eines BEM gibt der Gesetzgeber nicht vor.
Auch aus arbeitsrechtlicher Sicht ist ein BEM durchzuführen. Denn aus dem Abschluss eines Arbeitsvertrags entsteht die Nebenpflicht des Arbeitgebers langzeiterkrankte Mitarbeiter wieder einzugliedern.
Das Angebot ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anzunehmen oder abzulehnen ist dem Arbeitnehmer freigestellt. Das Ablehnen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements darf keine negativen Folgen für den Mitarbeiter haben. Dennoch muss beachtet werden, dass bei einer etwaigen Kündigungsschutzklage aufgrund einer personenbedingten Kündigung der Arbeitgeber argumentieren kann, dass der Arbeitnehmer Angebote zur Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit abgeschlagen hat.
Da im Betrieblichen Eingliederungsmanagement mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, ist ein angemessener Datenschutz unabdingbar. Allgemeine gesetzliche Regelungen zum Datenschutz sind in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt. Die DSGVO ist am 24.05.2016 in Kraft getreten. Anwendbar ist sie, nach einer zweijährigen Übergangsphase, seit dem 24.06.2018. Weitere Regelungen sind in dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Bevor im Rahmen eines BEM personenbezogene Daten erhoben werden dürfen, muss nach § 4 Abs. 1 des BDSG die Einwilligung des Betroffenen eingeholt werden.
Weitere Regelungen werden in den §§ 32 bis 37 des BDSG erläutert. Besonders relevant im BEM ist der § 32. Dieser besagt, dass Arbeitnehmer informiert werden müssen, sobald personenbezogene Daten erhoben werden. Zudem ist der § 35 Abs. 2 relevant. Dieser Paragraph besagt, dass Daten nicht länger aufbewahrt werden dürfen als nötig. Solange die Daten der Nachweisbarkeit dienen, dürfen sie aufbewahrt werden. Nach einem angemessenen Zeitraum müssen diese jedoch vernichtet werden. Eine einheitliche Regelung lässt sich in der Betriebsvereinbarung festlegen. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die BEM-Akte nicht zusammen mit der Personalakte aufbewahrt wird.
Akteure im Betrieblichen Eingliederungsmanagement
Im Betrieblichen Eingliederungsmanagements sollte aufgrund der Arbeit mit vertraulichen und sensiblen Daten die Anzahl der Akteure beschränkt werden. Jedoch sind je nach Bedarf und Wunsch des BEM-Berechtigten häufig zahlreiche Personengruppen am Betrieblichen Eingliederungsmanagement beteiligt.
Zur Implementierung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements wird zunächst das sogenannte Projektteam gegründet. Dieses Team schafft die nötigen Strukturen für ein BEM. Zum Projektteam gehören beispielsweise Personen aus der Personalabteilung, Führungskräfte mit Entscheidungskompetenz, Interessenvertreter (Betriebs- bzw. Personalrat), Datenschutzbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung und gegebenenfalls die Betriebliche Sozialberatung.
Das Projektteam ist vom BEM-Team zu unterscheiden. Das BEM-Team ist für die Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements verantwortlich. Es kann sich zum Teil aus dem Projektteam bilden. Im § 167 Abs. 2 SGB IX wird der Arbeitgeber, bzw. ein Vertreter, die Interessenvertretung und bei Behinderung die Schwerbehindertenvertretung (SBV) als Kernteam genannt.
Zusätzlich können der Betriebsarzt und ein sogenannter Disability Manager zum BEM-Team gehören. Werden besondere fachliche Kenntnisse benötigt, existiert eine Vielzahl von Experten, welche hinzugezogen werden können:
Sicherheitsfachkraft
Vorgesetzte
Datenschutzbeauftragter
Betriebliche Sozialberatung
Gleichstellungsbeauftragte
Qualitätsmanager
technische Berater
Krankenkasse
und Weitere
Das BEM-Team verpflichtet sich zur absoluten Verschwiegenheit. Es begleitet und unterstützt den betroffenen Arbeitnehmer bei der Wiedereingliederung nach Krankheit in das Unternehmen. Zu den zentralen Aufgaben gehören die Analyse des Problems, eine gemeinsame Entwicklung von Lösungsmöglichkeiten, die Initiierung und Begleitung von Maßnahmen sowie die Dokumentation des BEM-Verfahrens.
Weitere Akteure im Betrieblichen Eingliederungsmanagement können externe Berater sein. Besonders in der Ausbauphase eines BEM ist die Zuhilfenahme von externen Beratern empfehlenswert. Experten können einen Großteil dazu beitragen das BEM erfolgreich zu etablieren und effizient zu gestalten.
Externe Berater sind beispielsweise die Betriebskrankenkasse, das Integrationsamt, die Agentur für Arbeit sowie Consulting Unternehmen.
Öffentlichkeitsarbeit im BEM
Die Gesundheit ist ein hochsensibles Themenfeld. Viele Arbeitnehmer sind nach langer Krankheit verunsichert und fürchten um ihren Job. Wahrscheinlich haben die wenigsten eine konkrete Vorstellung, was sich hinter dem Kürzel BEM und dem § 167 SGB IX verbirgt. Erhalten sie eine Einladung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement ohne vorher aufgeklärt worden zu sein, kann dies schnell zu einem Unwohlsein führen. Daher ist der erste Schritt für ein erfolgreiches Betriebliches Eingliederungsmanagement eine effektive Öffentlichkeitsarbeit. Dabei handelt es sich nicht um eine einmalige Aufklärungsaktion, sondern um einen langandauernden Prozess. Es sollte beachtet werden, dass sich die meisten erst mit dem Thema BEM auseinandersetzen, wenn sie betroffen sind. Daher kann es vorkommen, dass trotz einer engagierten Informationsverbreitung im Unternehmen einzelne Mitarbeiter noch nie etwas von einem BEM gehört haben.
Wird das Betriebliche Eingliederungsmanagement in einem Unternehmen integriert, ist zunächst das Projektteam für die Öffentlichkeitsarbeit zuständig. In dem ersten Schritt sollte die Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Betriebsarzt, die Personalabteilung, der Datenschutzbeauftragte und die Interessenvertretung sowie die Schwerbehindertenvertretung einbezogen werden. Außerdem sollten Führungskräfte frühzeitig informiert und für das Betriebliche Eingliederungsmanagement sensibilisiert werden.
Um die Informationen im ganzen Unternehmen zu streuen, sollte ein nachhaltiges Marketingkonzept entwickelt werden, welches eine Vielzahl an Medien nutzt.
Erhebung der Arbeitsunfähigkeitstage
Damit ein Betriebliches Eingliederungsmanagement umgesetzt werden kann, müssen die Arbeitsunfähigkeitstage systematisch erhoben werden. Denn nur dann findet eine zuverlässige Prüfung der BEM-Kriterien statt. Die Erfüllung der BEM-Kriterien sollte mindestens alle zwei Wochen kontrolliert werden. Denn sonst vergeht zu viel Zeit zwischen Rechtsanspruch und Einleitung des BEM.
Zwischen dem Start des Rechtsanspruchs und dem Beginn des BEM-Verfahrens können bis zu zwei Monate vergehen. Grund dafür kann das Kennzahlenmanagement sowie ineffiziente Strukturen sein. Vergehen zwei Monate bis zum Start eines BEM-Verfahrens kann die konkrete Situation der Arbeitsunfähigkeit bereits nicht mehr aktuell sein. Das BEM-Gespräch wirkt dann eher befremdlich und unpassend, als professionell und hilfreich.
Eine strukturierte Erhebung der AU-Zeiten beinhaltet des Weiteren die Bereinigung der Statistik von bereits angeschriebenen BEM-Berechtigten bei denen eine Zustimmung vorliegt, bereits ein BEM-Verfahren läuft oder das BEM-Verfahren durch den Mitarbeiter abgeschlagen wurde. Zudem muss festgelegt werden, wann ein neuer Anspruch auf ein Betriebliches Eingliederungsmanagement nach Ablehnung eines Verfahrens besteht. In der Literatur ist die Meinung vertreten, dass ein Anspruch auf ein BEM-Angebot nach erneuten 42 AU-Tagen entstehe.
Kontaktaufnahme
Zur Kontaktaufnahme mit einem BEM-Berechtigten gibt es drei Möglichkeiten, die jeweils Vor- und Nachteile aufweisen. Eine telefonische Kontaktaufnahme hat den Vorteil, dass unmittelbar auf Ängste und Fragen eingegangen werden kann und ein direktes Feedback eingeholt wird. Jedoch kann den Arbeitnehmer eine telefonische Kontaktaufnahme in Bedrängnis bringen, da dieser unmittelbar auf die Situation reagieren muss.
Ähnliches gilt für eine persönliche Kontaktaufnahme. In einem persönlichen Gespräch werden dem Arbeitnehmer bereits grundlegende Informationen übermittelt und Reaktionen können beobachtet werden. Daher ist eine persönliche Kontaktaufnahme zu empfehlen. Der Nachteil bei dieser Methode, besonders in großen Unternehmen, ist der administrative und zeitliche Aufwand.
Die schriftliche Kontaktaufnahme kann diese Probleme umgehen. Der BEM-Berechtigte hat genügend Zeit sich mit der Situation auseinander zusetzen. In der Praxis wird meist eine zweiwöchige Frist für eine Reaktion gegeben. Ein weiterer Vorteil der schriftlichen Kontaktaufnahme ist die Nachweisbarkeit. Dies ist der Hauptgrund, weshalb die schriftliche Kontaktaufnahme empfohlen wird. In diesem Fall wird dem BEM-Berechtigten eine Einladung zum Informationsgespräch und ein Formular zur Rückantwort übersendet.
BEM-Informationsgespräch
Bezüglich der Öffentlichkeitsarbeit wurde bereits erläutert, dass Mitarbeiter sehr sensibel und verunsichert auf das Angebot eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements reagieren können. Daher ist es wichtig BEM-Berechtigte umfassend zu informieren bevor sie über die Teilnahme an einem BEM entscheiden.
Dem Mitarbeiter werden die wesentlichen Informationen bereits in der Einladung zur Verfügung gestellt. Zusätzlich sollte dem BEM-Berechtigten vor dem ersten BEM-Gespräch ein BEM-Informationsgespräch angeboten werden. In diesem unverbindlichen Gespräch wird der Mitarbeiter von Personen aus dem BEM-Team über die Grundsätze und Abläufe eines Betrieblichen Eingliederungsmanagement informiert. Es wird erläutert, dass das BEM absolut freiwillig ist und als Unterstützung für den Arbeitnehmer dient. Außerdem wird verdeutlicht, dass vertrauliche Informationen geschützt werden. Nur befugte Mitglieder werden über Einzelheiten informiert. Der Vorgesetzte erhält keine Informationen, die im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements erhoben werden, sofern er nicht daran beteiligt ist. Es wird also verdeutlicht, dass dem BEM-Berechtigten durch eine Teilnahme keine Nachteile drohen. Außerdem sollte der Mitarbeiter informiert werden, dass ein Ablehnen im Falle einer Kündigungsschutzklage negative Folgen haben kann.
Abschließend kann im Informationsgespräch das weitere Vorgehen besprochen werden, insofern der Mitarbeiter das BEM annimmt.
Im Informationsgespräch werden in der Regel noch keine expliziten Maßnahmen oder Einzelheiten zu dem konkreten Fall besprochen. Die Gründe für die AU-Zeiten und entsprechende Maßnahmen werden erst in dem BEM-Gespräch erläutert.
BEM-Gespräch
In dem BEM-Gespräch, auch Erstgespräch genannt, ist der Redeanteil des betroffenen Mitarbeiters deutlich größer als bei dem Informationsgespräch. Ziel des Gesprächs ist es eine vertrauensvolle Basis zu schaffen und die individuelle Situation des Beschäftigten zu analysieren. Das BEM-Team sammelt die wichtigsten Informationen, um gezielte Maßnahmen zu entwickeln. Inhalte des Gesprächs sind beispielsweise:
Gesundheitszustand des betroffenen Beschäftigten
Ursachen der Arbeitsunfähigkeit
Versorgungssystem und soziale Unterstützungsstrukturen
Erwartungen der Beschäftigten
Motivation der Beschäftigten
anvisierte Maßnahmen
Dabei sollte das BEM-Gespräch deutlich von einem Rückkehrgespräch abgegrenzt werden. Die Inhalte und Ziele des BEM sollten klar und transparent kommuniziert werden. Am Ende des Gesprächs werden die nächsten Schritte vereinbart. Wichtig ist, dass dabei besonders auf die Bedürfnisse und Interessen des Betroffenen eingegangen wird.
Es ist zu beachten, dass der BEM-Berechtigte jeder Zeit die Option hat das BEM abzulehnen. In diesem Fall wird die Entscheidung dokumentiert und das BEM wird beendet. Dies darf nicht zulasten des Beschäftigten gewertet werden.
Führt der betroffene Mitarbeiter das Betriebliche Eingliederungsmanagement fort, werden im nächsten Schritt die Maßnahmen umgesetzt. Während des BEM-Gesprächs werden dafür Termine vereinbart und die genaue Vorgehensweise besprochen.
Durchführung der BEM-Maßnahmen
Nachdem das BEM-Gespräch durchgeführt wurde, müssen die Ergebnisse des Gesprächs umgesetzt werden. Dabei ist es wichtig nicht zu viel Zeit verstreichen zu lassen. In der Praxis erstreckt sich ein Betriebliches Eingliederungsmanagement nicht selten über Monate. Dies kann beispielsweise daran liegen, dass zu viele Personen am BEM beteiligt sind und dadurch kein naheliegender gemeinsamer Termin gefunden werden kann.
Wurden im BEM-Gespräch die Ursachen für die Erkrankungen nicht erkannt, ist es zu Beginn der Maßnahmenphase sinnvoll, Analysen durchzuführen. Diese bilden die Basis für weitere BEM-Maßnahmen. Solche Analysen sind beispielsweise Fähigkeitsanalysen des BEM-Berechtigten, Arbeitsplatzbeurteilungen sowie psychische und physische Gefährdungsbeurteilungen. Sie geben detaillierten Aufschluss über die Situation und Belastung am Arbeitsplatz. Es lassen sich Dysbalancen zwischen Anforderung und Fähigkeit feststellen oder gesundheitsschädliche Umstände am Arbeitsplatz finden.
Die BEM-Maßnahmen lassen sich gliedern nach Prävention, Rehabilitation, Integration und Outplacement.
Die präventiven Maßnahmen sollen weitere Arbeitsunfähigkeiten vorbeugen. Dazu gehören Maßnahmen aus der Gesundheitsförderung, Etablierung einer Informationspolitik sowie die Vermeidung von arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren.
Im Rahmen der Rehabilitation soll die Arbeitsfähigkeit wieder hergestellt werden. Dazu werden medizinische oder berufliche Rehabilitationsmaßnahmen durchgeführt sowie die Arbeitsbelastung erprobt. Eine häufig genutzte Maßnahme ist das Hamburger Modell der stufenweise Wiedereingliederung. Dabei wird mithilfe eines Arztes und in Übereinstimmung des Arbeitgebers ein Eingliederungsplan erstellt. Die Arbeitskapazität nimmt proportional mit dem Genesungsgrad zu. Eine Eingliederung dauert in der Regel zwischen sechs Wochen und sechs Monaten. Während der Integration des Arbeitnehmers in das Berufsleben erhalten betroffene Kranken- oder Übergangsgeld vom Sozialversicherungsträger.
Die Maßnahmen der Integration dienen dem Erhalt des Arbeitsplatzes. Dazu gehört zum Beispiel die Veränderung des Arbeitsplatzes oder der Arbeitszeiten, eine Versetzung sowie eine innerbetriebliche Qualifizierung.
Diese Arten der Maßnahmen spiegeln die im § 167 Abs. 2 SGB IX beschriebenen Ziele des BEM wieder. Nämlich die Überwindung der Arbeitsunfähigkeit, das Vorbeugen erneuter Arbeitsunfähigkeit und den Erhalt des Arbeitsplatzes.
Ist keiner dieser Möglichkeiten erfolgreich oder möglich, wird beim Outplacement versucht eine sozialverträgliche Lösung zu finden. Diese beinhaltet zum Beispiel die Unterstützung des Mitarbeiters bei der Suche eines neuen Arbeits- oder Ausbildungsplatzes.
Je nach Bedarf sind unterschiedliche Interventionen möglich. Im Rahmen des EIBE-Berichts (Entwicklung und Integration eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements) wurden betroffene Personen befragt, welche BEM-Maßnahmen erwarten. Dabei waren Mehrfachmeldungen möglich. Die Top 3 der erwarteten Maßnahmen waren Mitarbeitergespräche und Krankenrückkehrgespräche, Arbeitsplatzbezogene (ergonomische) Maßnahmen und gesundheitsfördernde Maßnahmen.
Diese Ergebnisse zeigen, dass in der Praxis Mitarbeitergespräche und Krankenrückkehrgespräche in einem BEM erwartet werden. Wie bereits erläutert, sind BEM-Gespräche deutlich von diesen Gesprächsformen abzugrenzen.
Evaluation des Betrieblichen Eingliederungsmanagements
Um die Effektivität des Betrieblichen Eingliederungsmanagements messbar zu machen, ist eine Evaluation nötig. Diese findet auf zwei Ebenen statt. Zum einen ist der Erfolg des jeweiligen BEM-Falls zu bewerten. Dafür wird das gesamte Verfahren unter Einhaltung der Datenschutzrichtlinien dokumentiert. Struktur, Prozess und Ergebnis werden betrachtet. Es wird diskutiert, ob die BEM-Maßnahmen die Ziele erfüllt haben und der BEM-Berechtige erfolgreich wiedereingegliedert wurde. Dabei ist vor allem die Meinung der betroffenen Person relevant. Außerdem wird der zeitliche Ablauf und die Art der getroffenen Maßnahmen bewertet.
Sind die Ziele erreicht worden und der Mitarbeiter ist mit den Ergebnissen zufrieden, kann der BEM-Fall abgeschlossen werden. Sind weitere Maßnahmen nötig, muss über Anschluss- und Anpassungsmaßnahmen diskutiert werden.
Auf der zweiten Ebene ist das gesamte Betriebliche Eingliederungsmanagement des Unternehmens zu bewerten. Dabei soll evaluiert werden, ob die Prozesse effektiv und effizient durchgeführt werden oder das System an einigen Stellen optimiert werden kann. Dafür können zahlreiche Parameter herangezogen werden. Ein gutes Kennzahlenmanagement liefert alle relevanten Werte.
Es kann beispielsweise analysiert werden wie lange ein BEM-Fall durchschnittlich dauert, wie viele Personen zu einem BEM berechtigt sind und wie viele dieser das BEM annehmen. Außerdem kann die Zufriedenheit der BEM-Berechtigten erfragt werden und welche Maßnahmen zur Verbesserung nötig wären.
Durch Mitarbeiterbefragungen kann beispielsweise erfasst werden, ob das BEM im unternehmen bekannt sei, wie die Mitarbeiter das Angebot eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements wahrnehmen und ob es den betroffenen Personen nachhaltig geholfen habe. Außerdem können Kennzahlen erhoben werden, welche den wirtschaftlichen Nutzen das BEM quantifizieren.
Die Evaluation kann auch in Form eines jährlichen Berichts zusammengestellt werden. In diesem sind alle BEM-Prozesse und Erkenntnisse aus dem BEM-Ablauf verfasst. Der Bericht enthält auch im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung Handlungsempfehlungen, um das Betriebliche Eingliederungsmanagement zu optimieren.
Problembereiche und Herausforderungen im Betrieblichen Eingliederungsmanagement
Die Gesundheit ist besonders im beruflichen Kontext ein sensibles Thema. Häufig geben die betroffenen private Informationen preis. Psychische Erkrankungen stellen im BEM eine besondere Herausforderungen dar. Im Jahr 2010 wurde in Großunternehmen eine Studie durchgeführt. In dieser wurden 22 Akteure aus dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement bezüglich ihrer Erfahrungen zum Umgang mit Menschen mit psychischen Erkrankungen befragt. Dabei wurden fünf Kategorien ermittelt, welche die Beteiligten vor besondere Herausforderungen stellen.
Zum einen wurde durch die Interviews deutlich, dass der zwischenmenschliche Kontakt mit dieser Personengruppe problematisch sei. Die Befragten beschrieben solche Fälle als besonders herausfordernd, da es schwierig sei einen Zugang zu den Betroffenen zu finden. Oft werde die psychische Beeinträchtigung nicht als solche wahrgenommen. Es wurde ebenfalls angegeben, dass es zu Situationen im BEM komme, bei denen die Experten an die persönlichen Grenzen stoßen. Es sei deutlich geworden, dass für solche Gesprächsführungen nicht die nötige Ausbildung vorhanden sei. In diesen Situationen ist es äußerst wichtig die richtigen Ansprechpartner zu kontaktieren.
Außerdem wird die Organisation und der Ablauf eines BEM-Verfahrens als herausfordernd genannt. Ein Verfahren kann sich über mehrere Monate strecken. Dies sei vor allem der Fall, wenn der Betroffene an einer psychischen Erkrankung leide. Außerdem sei aufgrund der Unvorhersehbarkeit der Fälle die Planung schwer.
Eine weitere Herausforderung im BEM liegt in der Maßnahmenfindung. Jedes Verfahren ist unterschiedlich. Daher muss stets eine individualisierte Maßnahmenplanung durchgeführt werden. Es werden Strategien entwickelt, welche die Reduzierung von Belastungen zum Ziel haben. Jedoch sei es schwer Maßnahmen zu finden, welche die Belastung tatsächlich langfristig reduzieren. Besonders im Fall einer psychischen Erkrankung müsse man umfangreiche und strukturelle Änderungen anstreben. Langfristig wirkungsvolle Änderungen zu finden und diese umzusetzen sei eine schwere Herausforderung für die Zuständigen. Muss ein Mitarbeiter degradiert werden, um beispielsweise die Belastung aus großer Verantwortung zu verringern, ist eine weitere Schwierigkeit die Akzeptanz des Mitarbeiters zu erhalten.
Zusätzliche Hindernisse und Hürden wurden im EIBE-Bericht (Entwicklung und Integration eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements) erläutert. In einer Studie wurden EIBE-Koordinatoren nach den zentralen Hürden im Betrieblichen Eingliederungsmanagement befragt. Als primäres Hindernis wurden andere Prioritäten im betrieblichen Alltagshandeln und bei personalpolitische Entscheidungen genannt. Des Weiteren seien Ressourcenmangel sowie die Befürchtung über negative Entwicklungen im Betrieb ein Hindernis. Es wurde ausgesagt, dass Strukturen und Verantwortlichkeiten fehlen, nötiges Wissen über die Abläufe im BEM nicht vorhanden sei und der Nutzen nicht transparent ersichtlich sei.
Warum im BEM über die gesetzlichen Vorgaben hinaus aktiv werden?
Ein Großteil der Unternehmen, die Betriebliches Gesundheitsmanagement durchführen, versuchen lediglich die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Das ist nicht verkehrt, da man sich dadurch rechtlich absichert. Doch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben genügt nicht, um die Chancen der Betrieblichen Gesundheit zu nutzen. Die Kosten durch Langzeiterkrankte werden auf 250-500 € pro Tag geschätzt. Geht man nun davon aus, dass Langzeiterkrankte mindestens 6 Wochen arbeitsunfähig sind, so entsteht eine erhebliche Summe an Personalausfallkosten für das Unternehmen. Die Investition in ein systematisches BEM lohnt sich bereits bei nur wenigen Langzeiterkrankten. Die Einsparung an Personalausfallkosten durch die Wiedereingliederung von nur wenigen Langzeiterkrankten deckt bereits den Aufwand eines systematischen BEM.
Oft werden Unternehmen im BEM nicht aktiver, weil die Teilnehmerquote gering ist. Doch genau deswegen macht es Sinn ein systematisches BEM zu etablieren. Eine geringe Teilnehmerquote liegt meist an der fehlenden Informationsgrundlage für Ihre Mitarbeiter. Ein professionelles BEM klärt die Mitarbeiter durch eine gezielte Öffentlichkeitsarbeit auf und beseitigt Ängste sowie Ungewissheiten. Sie müssen Ihren Mitarbeitern und direkt betroffenen Langzeiterkrankten frühzeitig und dauerhaft vermitteln, dass sie durch das BEM nur profitieren können.
Durch die Bemühungen im Betrieblichen Eingliederungsmanagement über die gesetzlichen Vorgaben hinaus, im Rahmen eines systematischen BEM, verbessern Sie also effektiv die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens und fördern dabei die Gesundheit und Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter.
Vorteile eines externen BEM Beraters
Die Auslagerung des BEM an einen externen Dienstleister ist durchaus sinnvoll. Aufgrund des Umfangs und der Komplexität eines systematischen BEM ist die Durchführung durch einen externen Dienstleister, der sich darauf spezialisiert hat, besser. Ihr externer Dienstleister kann aufgrund der Erfahrung und Kompetenz ein effizienteres und effektiveres BEM in Ihrem Unternehmen einführen und so Beschäftigtennutzen und Unternehmernutzen kombinieren.
Durch die gesundheitsspezifische Ausbildung eines guten BEM Beraters ist er in der Lage effektive Gesundheitsarbeit am Mitarbeiter zu leisten. Das bedeutet neben der Systematisierung des BEM Prozesses, findet eine intensive Zusammenarbeit mit den betroffenen Mitarbeitern statt. Dadurch wird die Leistung-Gap zur vollständigen Leistungsfähigkeit geschlossen.
Darüber hinaus haben Sie bei einem externen Dienstleister noch einen großen Vorteil. In der Praxis bringen Mitarbeiter einem externen BEM Berater ein deutlich höheres Vertrauen entgegen. Das liegt daran, dass sich Mitarbeiter durch die Anwesenheit von Vorgesetzten gehemmt fühlen. Ein externer BEM Berater hat hingegen eine neutrale Position im BEM-Gespräch. Probleme und Belastungen werden genau aus diesem Grund offener angesprochen, was die Effektivität des BEM Gesprächs signifikant steigert.
Mitarbeiter machen sich außerdem Sorgen um den Datenschutz bei einem Gespräch mit internen BEM Berauftragten. Es wird befürchtet, dass persönliche Informationen und Inhalte des Gesprächs im Unternehmen öffentlich werden oder an den Arbeitgeber weitergegeben werden. Diese Sorge ist bei einem externen BEM Berater kaum vorhanden, da das Gespräch rechtssicher dokumentiert wird und grundsätzlich einem hohen Datenschutz unterliegt.
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